Sivusto ei tue käyttämääsi selainta. Suosittelemme selaimen päivittämistä uudempaan versioon.

Office 365 - Toimisto-ohjelmien pilvipalvelut esittelyssä

 

Nyt Laite ja Tieto Akatemian tuote-esittelyssä on Microsoftin Office 365. Vaikka Office tuotteena ei ole uusi ja 365 versiokin jo muutaman vuoden ikäinen, pohjautuu se osittain pilvipalveluun ja sen ansiosta se tarjoaa käyttäjilleen uusia ja monipuolisempia palveluja. Sen takia ohjelmiston kattava ominaisuuksien esittely lienee paikallaan.

Puhun osittaisesta pilvipalvelusta sillä ohjelmiston lataus ja asennus tehdään internetin verkkopalvelusta, sekä palveluun kirjautuminen sekä uudet palvelut aktivoidaan ja toimivat verkossa, joten internet yhteys on pakollinen käyttöönotossa. Mutta Office-pakettiin kuuluvat perinteiset toimisto-ohjelmat Word, Excel, Power Point jne. asennetaan omalle koneelle ja käyttöönotetaan sieltä. Ohjelmilla tehdyt työt tallennetaan myös ensisijaisesti omiin tiedostoihin. Ne eivät siis toimi pilvessä.

HUOM! Tämä asia kannattaa huomioida mikäli mietit Office paketin hankintaa. Kun rekisteröit itsesi ja Windows laitteen Microsoft tiliin, saat käyttöösi Office ohjelmiston uuden ilmaisen perusversion Office Onlinen  (ent. Office Web Apps). Tässä ilmaisversiossa käyttäjä voi veloituksetta käyttää ominaisuuksiltaan hieman rajoitettuja versioita tekstinkäsittelyohjelma Wordistä, taulukkolaskentaohjelma Excelistä sekä esitysohjelma PowerPointista. Ilmaispakettiin kuuluu myös versio Microsoftin uudesta muistio-ohjelma One Notesta. Palvelu toimii pilvessä, eli palveluun kirjaudutaan nettisivun kautta. Office ohjelma avataan sieltä ja käytetään nettiselaimella. Työtä ei tarvitse erikseen tallentaa, se tapahtuu automaattisesti. Työ on tallentuneena One Drive levylläsi.

Palvelu sisältää myös muita hyviä palveluja. Käyttäjä voi esimerkiksi jakaa tekemänsä Word työn toisen henkilön kanssa, jos tämä haluaa vaikka tarkastaa tekemän työn sisällön. Eikä tarkastavan henkilön täydy edes olla Microsoft tilin käyttäjä. Voi korjata sisältöä ja työn tekijä saa korjatun version käyttöönsä. Tämä on ollut aiemmin yrityspalveluna, mutta nyt siitä voi nauttia myös kuluttaja-asiakkaat. Erinomainen palvelu.

Kirjautuminen Online palveluun:

https://office.live.com/start/default.aspx

 

Kun käyttäjä on kirjautuneena koneelle tai tablet/älypuhelin laitteelle samalla Microsoft-tilillään, voi hän käyttöönottaa toisella laitteella aloittamiaan töitä millä tahansa verkkoon liitetyllä laitteella, kunhan internet yhteys toimii ja kirjautuu omalle Microsoft-tililleen. Tämä pätee myös ohjelmiston täysversiolla tehtyihin Word, Excel, Power Point sekä One Note ohjelmien tallennettuihin töihin. Kunhan käyttäjä tallentaa ne tietokoneensa One Drive levylle(ohje).

Lähdetään perusasioista liikkeelle. Pilvipalvelu on verkosta käsin toimiva palvelu. Käyttäjä käyttää palvelua internetin välityksellä selaimella. Tällöin palvelu/ohjelma ei ole asennettuna omalle koneelle, eivätkä tallennetut tiedostotkaan. Tässä hyötynä on se että tiedot eivät voi tuhoutua esim. tietokoneen hajotessa tai tulipalonkaan sattuessa tuhoamaan koneen. Isona etuna pilvipalvelussa ja siinä että tiedostot eivät ole tallennettuina yhden koneen levylle on myös se että tiedostoja voi käyttää kaikilla internetiin yhteydessä olevilla laitteilla. Kamerasta tietokoneelle siirrettyjä valokuvia voi helposti näyttää tuttaville älypuhelimestaan tai tabletistaan silloin kun kuvat ovat pilvipalvelussa. Tai käyttäjä voi helposti tallentaa cd levyt tietokoneelle, siirtää ne One Drive levylle ja kuunnella levyjä kaikilla internetiin yhteydessä olevalla laitteella. Toisaalta monia mietityttää yksityisyydensuoja silloin kun henkilökohtaisia tiedostoja tallennetaan ulkomaisten palvelutarjoajien levyille. Käyttäjän kannattaa miettiä pilvipalveluun siirtyessään mitä henkilökohtaisia tietojaan haluaa tallentaa ulkoiseen palveluun.  

Office 365 tuotetta on saatavilla kotikäyttöön joko yhden koneen versiota(Personal) tai 5 laitteen pakettina(Home Premium). Tällöin käyttäjä voi verkkopalvelustaan asentaa tuotteen 5 eri laitteeseen(tietokone, tablet tai älypuhelin). 365 kotikäyttäjän paketit sisältävät kaikki ohjelmistot: tekstinkäsittelyohjelma Wordin, taulukkolaskenta Excelin, esitysohjelmisto PowerPointin, muistio-ohjelma One Noten, sähköposti Outlookin, julkaisuohjelma Publisherin sekä tietokantaohjelma Accessin. Lisäksi ohjelmistopaketin hankkija saa 1 teratavun tallennustilaa One Drive pilvipalveluun sekä 60minuuttia puheaikaa kommunikaatio-ohjelma Skypeen kuukaudessa.

 

Office 365 Business

 

Yrityksille tarkoitettu Office 365 versioita on useita (Office 365 Business, Business Essentials, Business Premium,  Pro Plus, Enterprise E1, E3 sekä E4). Versioiden erot ovat pakettien sisältämissä ohjelmissa sekä yrityspalveluissa. Lisänä kodin Office pakettien ohjelmiin yritysversioissa on mahdollista käyttää videoneuvottelu Lynciä, sosiaalisen median ryhmätyöskentelyn Yammeria, sekä projekti- ja työryhmän sisäiset tiedostojen jaon SharePointia. Kuten kotiversiossa, myös yritysversiossa on 1tr verkkotallennuspaikka OneDrive:ssa.

Yritysversiot mahdollistavat myös laajemmin käyttäjien ja ryhmien hallinnan sekä palvelinohjelmiston AD hallinnan.

Business ja Business Premium sisältää perusohjelmat sekä lisäksi pilvipalveluita(premium sisältää kaikki pilvipalvelut, perus Business sisältää vain osan niistä), kun Essentials sisältää pelkästään online palvelut.

Täydelliseen ominaisuusvertailuun voit tutustua osoitteessa:

https://products.office.com/fi-fi/business/compare-more-office-365-for-business-plans

 

Ohjelmien lyhyt esittely:

Linkki Office 2013(365) versioiden pikaohjeisiin:

https://support.office.com/fi-fi/article/Office-2013--pikaoppaat-4a8aa04a-f7f3-4a4d-823c-3dbc4b8672a1?ui=fi-FI&rs=fi-FI&ad=FI

 

WORD: Tekstinkäsittelyohjelma. Mahdollistaa kirjojen, esitelmien, dokumenttien, kirjeiden, ohjeiden sekä erilaisten lehtisten, esitteiden ja mainosten tekemisen. Tekstin tueksi voi lisätä kuvia, videoita, kommentteja, kaavioita, erilaisia kuvioita sekä viitteitä.

 

EXCEL: Taulukkolaskentaohjelma. Laskelmien, kaavioiden, järjestyslukujen ja tietojen jäsentämiseen, merkkaamiseen sekä asetteluun. Luvuista ja teksteistä voi tehdä graafisia kaavioita ja taulukoita. Tietoja voi lajitella, suodattaa ja linkittää toisiin taulukoihin. Budjettien, kirjanpidon, laskelmien, kulujen ja menojen laskemiseen sekä ylläpitämiseen käytetty ohjelma.

 

POWER POINT: Erityisesti esitelmien sekä esityksien tueksi käytetty ohjelma. Ohjelma on diamallinen jossa diojen esittämiseen voi luoda automatiikkaa, ajastusta, ääntä, kuvaa ja videota.

 

OUTLOOK: Sähköpostiohjelma. Sähköpostien lähettämiseen ja vastaanottamiseen, mutta sisältää myös kalenteri, yhteystietoluettelo sekä tehtäväosiot. Ohjelmalla voi hallita samanaikaisesti useita eri sähköpostitilejä.

 

ONE NOTE: Muistio-ohjelma. Voit luoda, työstää ja suunnitella ideoitasi tällä ohjelmalla. Ohjelmaan voi lisätä verkkosivuja tai niiden linkkejä, kuvia, videoita ja omia suunnitelmia. Voit äänittää muistioosi myös ääntä. Voit piirtää tai kirjoittaa muistiosi eri osioihin haluamaasi ideaa. Muistioita voit myös jakaa helposti kaveriesi, kollegoidesi, perheesi kesken, jolloin he voivat lisätä tai poistaa tarvittavat tiedot. One Notella on myös kaikkiin mobiililaitteisiin oma versionsa.

 

ACCESS: Tietokantaohjelma. Ohjelma joka mahdollistaa käyttäjän lisäämien parametrien tallentamisen verkkopalveluun tai ohjelmaan. Jos esimerkiksi rekisteröidyt tai luot tilin johonkin verkkopalveluun, nämä tiedot(nimi, osoite, ikä, käyttäjätunnus, salasana jne.) tallennetaan tietokantaan. Ammatti- tai harrastekäyttöön tarkoitettu ohjelma.

 

PUBLISHER: Julkaisu-/taitto-ohjelma. Ammattimaisten julkaisujen esittämiseen käytetty ohjelma.

 

LYNC: Videoneuvottelu- sekä pikaviestiohjelma. Tällä ohjelmalla voit pitää videoneuvotteluja kunhan koneessasi on webkamera ja mikrofoni. Voit osallistua neuvotteluihin myös Skypellä tai selainpohjaisella käyttöliittymällä, jolloin Lync web app käyttäjinä kaikki käyttäjät voivat osallistua neuvotteluihin. Mutta voit järjestää neuvotteluja vain jos sinulla on Lyncin työpöytäversio tai kuulut yrityksen kautta Lyncin palvelimeen.

YAMMER: Yritys Officen mukana tuleva sosiaalisen median viestintäohjelma. Facebookin kaltainen ohjelma jossa projektiryhmät, työryhmät, tiimit, ystäväporukat voivat turvallisesti vaihtaa keskenään ajatuksia, kommentteja ja ideoita sekä linkkejä ja tiedostoja.

 

SHARE POINT: Sivustojen ja tiedon jakoon keskittynyt sivusto. Yritykset voivat luoda projektiryhmille, työryhmille tai tiimeille yhteisiä sivustoja, joissa käyttäjät voivat jakaa tietoa, tiedostoja tai ideoita. Asiakkaille ja vierailijoille voi myös antaa käyttöluvan vaikkei heillä olekaan ohjelmaan lisenssiä. Share Pointiin kiinnitetään usein Yammer sekä tallenustila One Drive.

 

ONE DRIVE: Pilvipalveluna toimiva verkkotallennustila. One drive kuuluu kaikkiin Office 365 paketteihin. Tilaa käyttäjä saa 1 teratavun. Mikäli yritys tai käyttäjä ei halua panostaa yhteisen sivustojen luontiin käytettyyn Share Pointiin, voi käyttäjät jakaa tiedostoja tai kansioita sisältöineen halutuille käyttäjille sähköpostilla. Halutessaan voi antaa vain luku- tai muokkausoikeudet. Käyttäjän ei tarvitse olla Microsoft tilin käyttäjä.